Estructura organitzativa

Introducció

Conté l’organigrama de l’entitat, així com la descripció d’eines i protocols d’organització interna, d’acord també amb els estatuts. Conté també l’estructura de carpetes del sistema informàtic i adreces de correu.

Organigrama i Organització

A mesura que l’associació comença a créixer -malgrat que tímidament- tant en nombre de sòcies com d’activitat, constatem la necessitat de començar a establir una estructura organitzativa per poder funcionar. 

Premisses sobre les quals se sustenta la proposta:

• Complir amb la legalitat a la que estén sotmeses -legislació d’associacionisme i estatuts de l’entitat-.
• Garantir el màxim equilibri entre participació i operativitat.
• Tenir una estructura que ens permeti funcionar, tant ara com a mesura que l’organització creixi.

 

A l’organigrama proposat veiem diferents elements:

• Les caixes i enllaços entre elles: Representa la relació entre òrgans de govern, equips, comissions de treball i projectes; l’estructura organitzativa.
• Els cercles: Representen cercles de comunicació. És a dir, totes les persones que estiguin dins un d’aquests cercles tindran uns espais propis -presencials i/o virtuals- per intercanviar informació i prendre decisions que estiguin dins les seves competències.

Estructura organitzativa

L’estructura organitzativa està composada pels següents òrgans de govern:

• Assemblea: Òrgan de màxima sobirania constituït per totes les sòcies de l’entitat.
• Junta directiva: Òrgan executiu dels acords presos a l’assemblea i de la gestió de l’Associació,formada pels càrrecs mínims que marca la norma -presidència, tresoreria i secretaria-, i una o dues vocalies per cada comissió de treball .
• Comissions de treball: Són les encarregades de pensar i executar els projectes aprovats a la junta. Tenen representació a la junta, i s’hi pot afegir qualsevol sòcia de l’entitat.
• Equips de treball: Eventualment pot haver-hi persones que donin suport a la junta en alguna tasca concreta com ara comunicació o comptabilitat. A diferencia de les comissions no gestionen projectes.  

Pel que fa a les comissions, hem dit que cada una d’elles pot tenir fins a dues vocalies a la junta. Si bé la primera sempre serà escollida per la comissió, la segona -en cas que hi sigui- pot ser triada per la junta si ho creu convenient per algun motiu. D’aquesta manera es garanteix per una banda que la comissió se senti representada, i per l’altre que la junta, en un moment donat, tingui capacitat d’intervenció. El nomenament d’una segona vocalia, sempre serà de mutu acord entre la junta i la comissió.

En qualsevol presa de decisions s’aposta primer pel consens, després pel consentiment i, en última instància, per la majoria simple[1].

Amb aquesta estructura compliríem les premisses de legalitat i operativitat, però, tenint en compte que l’Assemblea General no té obligació de ser convocada més d’un cop l’any, creiem que pot quedar minvada la capacitat de participació de les sòcies en la gestió quotidiana de l’entitat, l’execució dels projectes i la pressa de decisions que d’aquestes se’n deriven. Per això caldrà habilitar espais -virtuals i/o físics- de participació.

Cercles de comunicació

Pel que fa als cercles de comunicació tindran una sèrie de canals per comunicar-se interna i eternament:

• Cercle comissió: Cada comissió te el seu cercle de comunicació constituït per les persones que la formen, amb objecte, d’executar la seva tasca.

Els seus canals de comunicació seran:

• Grup de missatgeria instantània per comunicació interna amb el (nom de la comissió) · CooperaSF. Per exemple cohabitage · CooperaSF
• Llista de distribució per comunicació interna amb el nom (nom comissió)-csf@... Per exemple cohabitatge-csf@...
• Adreça de correu per comunicar-se amb l’exterior nom-comissió@cooperasantfeliu.org. Per exemple cohabitatge@coopera santfeliu.org

• Cercle vocalies: El formen les vocalies que estan a la junta i te com a objectiu donar-se suport en tasques i coordinar-se quan ho creguin convenient.

Els seus canals de comunicació seran:

• Grup de missatgeria instantània per comunicació interna amb el nom vocalies · CooperaSF. 
• Llista de distribució per comunicació interna amb el nom vocalies-csf@...

• Cercle junta: Format per totes les persones que formen la junta.

Els seus canals de comunicació seran:

• Grup de missatgeria instantània per comunicació interna amb el nom junta · CooperaSF.
• Llista de distribució per comunicació interna amb el nom junta-csf@...
• Adreces de correu per comunicar-se amb l’exterior:
  • coopera@cooperasantfeliu.org
  • presidencia@cooperasantfeliu.org
  • secretaria@cooperasantfeliu.org
  • tresoreria@cooperasantfeliu.org

• Cercle activitat: inclou a totes les persones sòcies que, a més de ser-ho, participin activament de la junta i/o alguna comissió i/o projecte. És un intent d’evitar que les membres de les comissions experimentin sensació de manca d’espais de participació pel que fa a aspectes que excedeixen les seves competències; de garantir una horitzontalitat, més enllà de l’estructura formal jeràrquica.  Això és materialitza en, per una banda un espai virtual continu, i per l’altra, els espais presencials que puntualment es considerin necessaris. Aquests últims poden ser convocats per la junta si ho considera, o a petició de qualsevol comissió.

Els seus canals de comunicació seran:

• Grup de missatgeria instantània per comunicació interna amb el nom activitat · CooperaSF.
• Llista de distribució per comunicació interna amb el nom activitat- csf@... 

Eventualment pot haver-hi algun projecte que, per la seva envergadura, se li assigni una adreça de correu pròpia, més enllà de la de la comissió que el gestiona.

Les adreces de correu sempre porten associada un assignatura corporativa del tipus:

Nom i cognom
Càrrec
Associació Coopera Sant Feliu
 666666666 
 xxxx@cooperasantfeliu.org
 cooperasantfeliu.org

 Abans d'imprimir-me pensa en el medi ambient 

De conformitat amb la Llei Orgànica de Protecció de Dades de Caràcter Personal 15/1999 d'Espanya, ens informem que les dades de contacte utilitzades per a la present comunicació estan incloses en un fitxer degudament inscrit davant el RGPD amb l'objectiu de possibilitar les comunicacions a través de correu electrònic de l’Associació Coopera Sant Feliu amb els diferents contactes que aquesta manté dins de l'exercici de la seva activitat (com a clients, associats, proveïdors o personal). Sense perjudici d'això se t'informa que podràs exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició per a això ha de dirigir-se a: Associació Coopera Sant Feliu, Vidal i Ribas 35 08980 Sant Feliu de Llobregat, adjuntant acreditació de la identitat i indicant en la comunicació "A l'atenció del servei jurídic de Associació Coopera Sant Feliu, exercici de dret". En cas de no ser el destinatari d'aquesta informació, per favor, sol·licitem que ens comuniqui a l'adreça del remitent per a l'eliminació de la seva adreça electrònica, sense copiar ni lliurar aquest missatge a ningú més i procedir a la seva destrucció.

 

Seguint els criteris del document “2-5- Guia per l’elecció de proveïdors i bancs”, s’opta per eines de programari lliure i fora del capitalisme de plataforma. Així es farà servir telegram, per la missatgeria instantània, framalistes per les llistes de distribució i un hosting català -Deninses S.L.- per les adreces de correu.

Organització i arxiu del sistema informàtic

S’opta per treballar al núvol amb eines lliures i cooperatives, evitant el màxim possible el capitalisme de plataforma. Així mateix es treballa des de la transparència i la confiança, tenint accés de lectura a totes les carpetes qualsevol persona que pertanyi a la junta o a alguna comissió. Només tindran accés per modificar una determinada carpeta les persones que hi treballin, a excepció de la junta que tindrà accés d’edició a totes. 

L’estructura de carpetes serà:

• _Caducats: Conté documents que ja no estan en vigor.
• Assemblees Generals: Conté les actes de les assemblees, presentacions i documentació varia.
• Comissió de (nom de la comissió): Cada comissió te la seva carpeta amb la documentació que suporta la seva activitat o se’n deriva d’ella. En cada carpeta d’aquestes hi haurà com a mínim una subcarpeta Actes que contindrà les actes i una carpeta per a cada projecte que gestioni. Les actes tindran com a nom aammdd-nom de la comissió, on aa som els dos dígits de l’any, mm els dos del mes i dd els dos del dia, conformant la data de creació del fitxer.
• Formació: Conté material de diferents formacions que anem rebent les membres actives de ACSF, així com documentació d’interès que puguem trobar.
• Gestió: Conté la informació relacionada amb l’activitat més tècnica i comptable. Hi ha una carpeta Comptabilitat amb factures, pressupostos anuals i estats de comptes, i una altre Documents constitutius amb la carta fundacional, estatuts i els justificants dels tràmits de constitució.
• Junta directiva: Conté la documentació que suporta la seva activitat o se’n deriva d’ella. Hi haurà com a mínim una subcarpeta Actes que contindrà les actes. Les actes tindran com a nom aammdd-Junta Directiva, on aa són els dos dígits de l’any, mm els dos del mes i dd els dos del dia, conformant la data de creació del fitxer.
• Material de difusió: Conté tot el material de difusió que anem generant. En aquesta carpeta també trobarem la imatge corporativa de l’entitat. 

Al igual que al punt anterior, s’opta per un proveïdor cooperatiu, com és CommonsCloud. 

Per altre banda tenim la pàgina web de l’entitat, ubicada al mateix hosting que el correu i desenvolupada sobre el gestor de contingut Drupal. A la mateixa base de dades del gestor de contingut és on es guarden el llibre de socis, en tant que les altes i baixes es gestionen des del web. L’empresa que ens ofereix el hosting fa les copies de seguretat pertinents per blindar-nos davant possibles accidents.

Les connexions al web es fa mitjançant certificats digitals segurs, així mateix durant el 2019 vam adaptar-nos al compliment de la LOPD.